Strategische Planung und Zielerreichung mit OKRs
Wie Fokus, Alignment, Transparenz und Commitment strategische Ziele erreichbar machen.
Die Situation
Das Ziel
Ziel ist es ganz klar einen Kompass zu schaffen, der den Weg weist strategische Ziele treffsicher zu erreichen und die gesamte Organisation auf diese Ziele einzuschwören.
Focus, Abstimmung, Transparenz und absolutes Commitment aller Beteiligten sollen erreicht werden und die wichtigen strategischen Ziele in kurzer Zeit erreicht werden.
Dabei soll jeder Mitarbeiter seinen Anteil am Erfolg spüren, erkennen und feiern können.
Das Vorgehen
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Was sind eigentlich OKRs?
OKRs sind ein Rahmenwerk, welches uns hilft klare Ziele zu setzen, die auf eine übergeordneten Unternehmensvision hinarbeiten und ganz klar messen, wann diese Ziele erreicht sind – wann das Ziel wirklich erreicht ist.
Gut formulierte OKRs erschaffen:
- Transparenz: Hierzu sollten die Ziele offen und für jeden – egal ob Management oder Mitarbeiter- leicht zugänglich präsentiert sein.Wirklich jeder im Unternehmen weiß was das Unternehmen erreichen möchte und warum.
- Alignment ( gemeinsame Ausrichtung):Alle Teammitglieder, alle Teams arbeiten zusammen mit dem Management in die gleiche Richtung – im Richtung der richtigen und vereinbarten Ziele.
- Fokus: Wenn alle die Richtung kennen, dann arbeiten auch alle viel fokussierter an dem was wirklich nötig ist.
- Flexibilität: Veränderungen – insbesondere große Veränderungsaufgaben wie die Digitalisierung sie uns aufgibt- sind ein steiniger Weg mit vielen Hindernissen.
OKRs ermöglichen schnellere und klarere Aktionen, wenn die Zielerreichung gefährdet ist.
OKRs heben hervor was wirklich zählt
OKRs bestehen aus 2 Teilen: Objectives & Key Results.
Objectives
Key Results
Lets get started- Brainstorming
Im ersten Schritt fand nun im oben beschriebenen Unternehmen ein großes Brainstorming statt.
Es wurde identifiziert:
- Welches sind die wichtigsten Ziele, die wir im nächsten Jahr erreichen wollen?
- Wo stehen wir heute? Was muss sich ändern?
- Gibt es etwas, dass wir unbedingt beginnen sollten? Oder auch etwas, das wir nicht mehr tun sollten?
- Wie würde der Erfolg der nächsten 90 Tage aussehen?
Als Ergebnis wurden 3 große, überrgeordnete Ziele festgelegt, auf die sich alle anderen Aktivitäten in den nächsten 90 Tagen ausrichten sollten.
Zielekaskaden
Auf diese Ziele zahlen nun alle anderen Ziele ein.
Diese Zielekaskaden sollten an einem zentralen Platz im Unternehmen für alle Mitarbeiter sichtbar gemacht werden. So entsteht Klarheit und Transparenz.
Daily Business oder OKR
Eine der größten Schwierigkeiten hatte nun das mittelständige Unternehmen aus unserem Beispiel hier mit der Abgrenzung welche Arbeit nun tatsächlich auf die strategischen Ziele einzahlen oder einfach „Business-as-usual“ sind. Am Ende sollten alle Mitarbeiter Ihren Anteil und den Wert Ihrer Arbeit erkennen können- aber nicht jeder war im gleichen Maße an den strategischen Zielen beteiligt.
Eine klare Unterscheidung anhand der Aufgaben-Pyramide wurde angestrebt, allerdings – kleiner Spoiler- war dies eine der schwierigsten Herausforderungen.
Was sollte genau den Fokus eines OKR bekommen und was waren weniger strategische als mehr alltägliche Projekte und Aufgaben.
Das OKR TEam
Hinter jedem erfolgreichen Ziel steht ein Team, welches es ausführt.
So mussten auch für den erfolgreichen Einsatzes der OKRs ein Team von Akteuren bestimmt werden, die die OKR Planung alle 90 Tage, die regelmäßigen OKR Meetings und Ratings am Ende der 90 Tage nachhielten.
Es wurde zunächst ein OKR Champion gesucht und im CIO des Unternehmens gefunden.
Dieser brachte einen OKR Operator mit, eine ihm direkt unterstellte Kollegin mit Erfahrungen im Projektmanagement und organisatorischen Change Management.
Unterstützt wurden beide von mehreren OKR Shepards, die die Idee der Objectives & Key Results in Ihre Teams trugen.
Gemeinsame Mission & Vision
Um ein größtmögliches Alignment der Teams zu erreichen und zu erhalten, wurde ein Komitee von OKR Sheperds gegründet.Sie spielten für das Unternehmen eine große Rolle, denn Ihre Aufgabe war es Abstimmung zwischen Teams und dem Management herzustellen. Sie sollten Moderator der OKR Events sein und Nachvollziehbarkeit der Ziele herstellen.Um sich zu finden und eine gemeinsame Vision zu entwicklen, trafen sich die OKR Shepards zu einem 1 – tägigen Vision- Workshop.Hier kam unter anderem die Lego- Serious Play Methode zum Einsatz.
Der OKR Cycle
Ein OKR Cycle sollte 90 Tage dauern. Auch wenn es hier keine festgeschriebenen Zeiten gibt, so ist man hier doch der Empfehlung der Literatur gefolgt.
Nach dem Crafting, also dem Erstellen aller Ziele für den 90-Tage Zyklus, fand eine initiale Präsentation der gewählten Ziele an die einzelnen Teams – angeleitet durch die OKR Shepards- statt. Während diesem Sharing, wurden den Teams die Ziele und Hintergründe nähergebracht und sie hatten Zeit für die Aktionen und entsprechenden Key Results zu definieren. Ggf. wurden dabei unterstützende OKRs vorgeschlagen. Insgesamt ist es ein sehr dynamischer Prozess und jeder Vorschlag zur Zielerreichung wurde willkommen geheißen. Nach dem Locking ging es dann direkt in die Umseztung und das Tracking begann.
Für das Tracking der OKRs entschied man sich für 2-wöchentliche Check-in Meetings in den Teams. Diese Meetings wiederum wurden von den OKR- Shepards geplant und durchgeführt, aber ein jedes Team-Mitglied bekam dabei die Gelegenheit seinen Fortschritt zu präsentieren und zu erläutern wo das jeweilige OKR steht.
Dazu wurden Kennzahlen wie derc Progress-Score oder der Confidence -Score genutzt.
Progress Score
Für den Progress Score haben die verschiedenen Teams eingeschätzt, wo sie auf dem Weg zur Zielerreichung stehen.
On Track= Alles im Lot, wir sind genau da wo wir zu diesem Zeitpunkt sein wollten.
Lagging= Wir könnten schon etwas weiter sein, aber insgesamt ist das Ziel noch zu erreichen.
At Risk= Die Zielerreichung ist gefährdet.
Confidence Score
Der Confidence Score gibt an, wie zuversichtlich das Team ist, das gesetzte Ziel noch zu erreichen.
1-5= geringe Zuversicht
6-8= Zuversicht, das mit gesteigerter Anstrengung das Ziel noch zu erreichen ist.
9-10 volle Zuversicht, dass das Ziel noch zu erreichen ist.
Massnahmen zur Zielerreichung
Die bloße Fortschrittsmessung war aber nicht Ziel der regelmäßigen OKR-Checkins. Vielmehr war es Aufgabe jedes Teams Maßnahmen aufzuzeigen und auch Unterstützung einzufordern und zu geben, damit die OKRs wirklich in den 90 Tagen erreicht werden können. Wichtig ist dabei, dass alle zusammenarbeiten und Silogrenzen überschreiten.
Den OKR Zyklus beenden
Am Ende jedes OKR Zyklus stand ein Review und eine Retrospektive an.
Während des Reviews wurden stolz die Erfolge präsentiert und definiert, was mit Zielen geschehen soll die noch nicht ganz angekommen sind. Sollen sie fallengelassen werden oder weiterverfolgt?
In der Retrospektive wiederum ging es mehr um den Teamzusammenhalt und die Zusammenarbeit. Mit Methoden wie der Start- Stopp-Continue Methode oder anderen agilen Spielen wurden Hinternisse auf dem Weg zu einer guten Zusammenarbeit der Teams aus dem Weg geräumt.
Und der nächste Zyklus konnte beginnen.
Die Ergebnisse
Technische Innovationen
Erhöhte Stabilität und Sicherheit
Verbesserter Kundenservice
Wachstum
Die Erkenntnisse
Nach zwei Jahren Arbeit mit OKRs wurde das gesamte Vorgehen eines Review unterzogen.
Im Allgemeinen wurden viele wichtige Ziele erreicht, aber es galt auch einige Schwierigkeiten zu beheben:
1. Reduktion aufs Wesentliche, das aber richtig
Eine wichtige Erkenntnis ist, dass OKRs ihre Wirkung verlieren, wenn es zu viele Ziele zur gleichen Zeit gibt. Dies ist ein natürlicher Impuls und wir haben die Erfahrung gemacht, dass alle Mitarbeiter sich im gleichen Maße beteiligt fühlen möchten- es aber nicht immer alle sein können.
Eine klare Priorisierung auf die zu dem Zeitpunkt wirklich essentiellen Themen muss erreicht werden.
2. Der Prozess muss spannend bleiben
Schleicht sich in den Zyklus aus Planen, Umsetzen, Review eine Routine ein, dann verlieren OKRs schnell Ihre Wirkung und alte Muster wie Prokrastination und Silo-Denken kehren zurück.
Ebenso wenn die Erfolge ausbleiben. Agile Spiele und cross-funktionale Teams mit echter Eigenverantwortung können helfen, dass es spannend bleibt.
3. Impediments ausräumen
In jedem Unternehmen gibt es strukturelle Hinternisse, die dem Erfolg im Wege stehen. OKRs helfen diese gnadenlos aufzudecken, aber ist das Unternehmen wirklich bereit diese anzugehen und aus dem Weg zu räumen. Ist die Antwort hier „Nein“ , dann werden auch OKRs nicht den gewünschten Erfolg bringen.
4. Management Commitment
Ohne ausreichendes Management Commitment scheitert jede OKR- Initiative. Die Veränderung muss nicht nur vom Management akzeptiert, sondern zu 100% getragen werden.
Certificate OKR- Measure what Matters
Im Jahr 2023 habe ich erfolgreich die Zertifizierung OKR Certification: Leadership & Goal Setting von Measure what Matters – dem ERfinder der OKRs abgeschlossen.
